Stand: 15.10.2026 · Erstfassung für den Probebetrieb der Online-Platzbuchung. Gelb markierte Stellen [PRÜFEN: …] müssen vor dem offiziellen Start vom Vorstand geklärt werden.

1. Verantwortlicher

Tennisclub Blau-Weiß Bad Karlshafen e.V., Postfach 1231, 34381 Bad Karlshafen, vertreten durch den Vorstand.
Kontakt: E-Mail info@tc-karlshafen.de

2. Datenschutzbeauftragte

Kirsten Haver-Dröze. Kontakt über die Vereinsadresse: Tennisclub Blau-Weiß Bad Karlshafen e.V., Postfach 1231, 34381 Bad Karlshafen, oder per E-Mail an info@tc-karlshafen.de.

3. Welche Daten wir verarbeiten – und wozu

Registrierung und Konto (Nachname, Vorname, E-Mail-Adresse, optional Nutzername, Passwort, Zeitpunkt der Registrierung und Ihrer Zustimmung zu dieser Erklärung, Status „wartet/aktiv/gesperrt“, Rolle). Das Passwort wird nur als verschlüsselter Hash (bcrypt) gespeichert, nicht im Klartext. Das Konto wird erst nach Freischaltung durch den Vorstand aktiv. Zweck: Verwaltung des Mitgliederbereichs und Zuordnung von Buchungen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Mitgliedschaft/Nutzungsverhältnis) sowie Ihre Einwilligung/Kenntnisnahme bei der Registrierung.

Passwort-Zurücksetzen: Über „Passwort vergessen“ wird eine Anfrage (Konto, Zeitpunkt) für den Vorstand gespeichert. Der Vorstand kann ein Einmalpasswort erzeugen und persönlich weitergeben; es wird nur als Hash gespeichert, nie per E-Mail versendet und muss beim nächsten Login sofort durch ein eigenes Passwort ersetzt werden. Anfragen und Passwortänderungen werden ohne Passwörter mit Zeitpunkt, ausführender und betroffener Person protokolliert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO (Kontosicherheit).

Buchungen (Platz bzw. Halle, Datum, Uhrzeit, Buchender, ausgewählte Mitspieler aus der Mitgliederliste, Angabe „mit Gastspieler“ ohne Gastnamen, gebuchtes Zusatzgerät wie Ballmaschine, Sichtbarkeit „für alle Mitglieder“ oder „anonym“, Zeitpunkt der Bestätigung der Spielerzahl, Gastbeitrag in Euro). Zweck: Platzvergabe, Vermeidung von Doppelbelegungen, Abrechnung von Gastspielern. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem geordneten Spielbetrieb).

Sicherheits- und Protokolldaten: Zur Abwehr von Missbrauch werden fehlgeschlagene Anmeldungen und Registrierungen mit Kennung bzw. IP-Adresse und Zeitpunkt kurzzeitig (24 Stunden) gezählt. Änderungen von Rollen werden mit Zeitpunkt, ausführender und betroffener Person protokolliert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit, Nachvollziehbarkeit).

Server-Logfiles: Beim Aufruf der Seite verarbeitet der Webserver technisch bedingt IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, aufgerufene Seite, Statuscode und Browserkennung. Sie dienen dem sicheren Betrieb und werden spätestens zum Ende des Folgemonats gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Cookie: Wir setzen ausschließlich ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie (Anmeldung und Schutz vor Formularmissbrauch, Gültigkeit bis zu 14 Tage). Es gibt kein Tracking, keine Analyse, keine Werbung und keine externen Skripte, Schriften oder Karten.

Benachrichtigung des Vorstands: Bei einer neuen Registrierung wird der Vorstand intern benachrichtigt (Vorname und Uhrzeit), damit das Konto freigeschaltet werden kann. Sobald E-Mails versendet werden (z. B. Bestätigungslink/-code), wird dies hier ergänzt. [PRÜFEN: Mailversand noch nicht aktiv – Text bei Aktivierung anpassen] Kopien der Benachrichtigungen werden im Verwaltungsbereich der App zwischengespeichert, bis zur Abschlussbearbeitung (z. B. bis die Buchung abgerechnet bzw. bearbeitet ist), spätestens aber nach 60 Tagen gelöscht.

Wetterdaten: Die Anzeige „Aktuell am Platz“ wird serverseitig von einer öffentlichen Wetterseite (nordhessenwetter.de) abgerufen. Dabei werden keine Daten von Besucherinnen und Besuchern an Dritte übermittelt.

4. Wer sieht was?

Öffentlich (ohne Anmeldung) ist der Belegungsplan nur als „frei/belegt“ sichtbar, ohne Namen. Angemeldete Mitglieder sehen bei nicht anonymen Buchungen den Namen der buchenden Person, die gewählten Mitspieler, den Hinweis „mit Gast“ (ohne Gastnamen) und ein gebuchtes Zusatzgerät. Bei anonymen Buchungen sehen Mitglieder weder Name noch Mitspieler; nur der Vorstand (Administrator) sieht alles.

5. Hosting und Empfänger

Die Seite wird auf einem Server der netcup GmbH, Karlsruhe, betrieben; das Rechenzentrum befindet sich in Nürnberg (Deutschland). Mit der netcup GmbH besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO (abgeschlossen am 15.10.2026). Außer dem Hoster und dem Vorstand gibt es keine Empfänger. Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.

6. Speicherdauer

Konten werden bis zum Austritt aus dem Verein bzw. bis zu Ihrem Löschwunsch gespeichert. Buchungsdaten (einschließlich Mitspielern und Gastbeiträgen) werden nach der Abrechnung/Bearbeitung automatisch gelöscht, und zwar zum Ende des Folgemonats nach der Buchung (Beispiel: Eine Buchung am 28. wird zum Ende des Folgemonats gelöscht). Sicherheitszähler werden nach 24 Stunden, Server-Logfiles spätestens zum Ende des Folgemonats gelöscht.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu an den Vorstand oder die Datenschutzbeauftragte (Kontakt siehe oben).

Beschwerderecht: Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, z. B. beim Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit, Wiesbaden (datenschutz.hessen.de).

8. Keine automatisierte Entscheidung

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling statt. Die Freischaltung von Konten erfolgt manuell durch den Vorstand.

9. Pflicht zur Angabe

Ohne Nachname, Vorname, E-Mail-Adresse und Passwort ist keine Registrierung und damit keine Buchung im Mitgliederbereich möglich.